SAVER modulis
Verslo valdymo sistemos užduočių modulis
Užduočių modulis: ką jis atlieka ir kaip veikia?
UŽDUOČIŲ modulis supaprastina gaunamų užduočių paskirstymą bei aptarnavimą.
Klientai gali kurti užduočių prašymus naudodamiesi internetine registravimo forma. Užduotys taip pat gali būti registruojamos siunčiant laiškus į tam skirtą pašto dėžutę, pvz., pagalba@vs.lt. Svarbu tai, kad visus kliento registruotus užduočių prašymus gauna atsakingas asmuo, kuris jas paskirsto konkretiems darbuotojams.
Dar vienas UŽDUOČIŲ modulio funkcionalumas – galimybė pasirinkti darbuotoją registruojant užduotį. Klientas gauna el. pranešimą, kai užduotis užregistruojama ar priskiriama atsakingam vykdytojui. Informacinis pranešimas siunčiamas ir užduotį baigus.
Užduočių modulis leidžia suskirstyti užduotis pagal svarbą
Administruojantys darbuotojai gali greitai reaguoti į užduotis ir suskirstyti jas pagal svarbą: į skubias, vidutines ir neskubias. Taigi UŽDUOČIŲ modulis leidžia išmaniai paskirstyti darbus: į skubias užduotis reaguoti nedelsiant, o vidutinio skubumo užduotis atlikti iš eilės įprasta tvarka.
Svarbu paminėti: jei klientas yra nuolatinis, kurdamas užduoties prašymą jis kartu įrašo ir užduoties adresą. Jei užduoties adresas jau užfiksuotas SAVER sistemoje, to daryti nebereikia, nes UŽDUOČIŲ modulis sinchronizuojasi su Kontaktų moduliu.
Užduoties adresas išmaniajame telefone gali būti sinchronizuojamas su Online Maps, todėl, esant skubiam reikalui, galima nedelsiant vykti pas klientą ar į nurodytą vietą – papildomos informacijos įvesti nereikia. Privalumas ir tai, kad užduotį gavęs darbuotojas visą informaciją gali gauti tiesiai į išmanųjį telefoną.
Užduočių modulis informuoja darbuotoją apie jam pavestus darbus
Kai užduotis priskiriama konkrečiam darbuotojui, UŽDUOČIŲ modulyje suveikia pranešimo darbuotojui sistema. Svarbu, kad atlikdamas skubias užduotis darbuotojas reaguotų nedelsdamas, todėl apie paskirtą užduotį pasirinktinai pranešama el. paštu arba trumpąja SMS žinute; esant poreikiui, galima pasirinkti abu variantus. Užduotys taip pat turi patvirtinimo funkciją, leidžiančią žinoti, kad atsakingas darbuotojas apie jas informuotas.
Naudinga žinoti: užduotys gali būti atliekamos ne vienu metu – tam naudojamas laiko fiksavimas. Vėliau pagal fiksuotą laiką galima formuoti atliktų darbų aktą.
Svarbu: užduočių modulyje realizuotas klausimynas (angl. check list). Jis padeda nustatyti užduoties galutinio tvirtinimo mechanizmą, t. y. užduotis gali būti baigiama tik ją patikrinus vadovui.
Dar vienas modulio privalumas – UŽDUOČIŲ modulį galima sujungti su RIVILĖ CRM moduliu ir visoms atliktoms užduotims mėnesio gale sugeneruoti sąskaitas.
Užduotis tvarkoma neatidarius kortelės
Kiekvienos sąrašo eilutės dešinėje yra veiksmų mygtukas, atveriantis greito valdymo meniu. Iš jo užduotį galima priskirti kitam darbuotojui, pakeisti jos pavadinimą ar tipą, nukelti kitai datai, sukurti kopiją arba ištrinti – nereikia atidaryti pačios užduoties kortelės.
Iš to paties meniu valdoma ir laiko apskaita: laikmatį galima paleisti mygtuku „Pradėti skaičiuoti“ arba sugaištą laiką įvesti ranka. Sąrašo apačioje sumuojamos dienos ir mėnesio valandos, todėl matyti, kiek laiko iš tikrųjų sugaišta.
Užduotis rikiuoti padeda prioritetas – skubus, vidutinis arba normalus – ir unikalus numeris, pagal kurį užduotį lengva rasti susirašinėjant. Atrinktą sąrašą galima atsisiųsti „Excel“ formatu.
Dokumentuotos galimybės
SAVER vartotojo gide dokumentuotos šios užduočių modulio dalys:
- Užduotys – aktyvių užduočių sąrašas su filtrais ir naujų užduočių kūrimu.
- Užduočių lenta – Kanban stiliaus vaizdas pagal statusus.
- Kalendorius – užduočių atvaizdavimas kalendoriuje pagal datas.
- Laiko apskaita – darbuotojų fiksuoto laiko įrašai.
- Archyvas – baigtos ir atmestos užduotys.
- Užduoties kortelė – išsamus vienos užduoties peržiūros ir valdymo langas.
Užduočių modulio ekrano vaizdai
